[Infographie : Retrouvez les chiffres clés de l'événement réunissant 280 participants venant de 32 pays pendant 3 jours ]

Déployé dans l'application Messenger, notre outil a permis à chaque participant de retrouver des informations pratiques et personnalisées dans leur langue maternelle. Ils ont également pu donner leur avis tout au long de l'événement au travers de votes et d'enquêtes de satisfaction envoyées post-événement. 

Les organisateurs, quant à eux, ont pu se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée laissant le chatbot automatiser le reste des tâches (gestion des inscriptions, relances etc ...).

>>> Découvrez l'ensemble des fonctionnalités déployées pour gérer et animer cet événement. 

1. Un chatbot sur-mesure 

En amont, le chef de projet a travaillé sur le brief client pour proposer une première version bêta (en 2 jours) qu'il a modifié selon les besoins du client : le nom, les textes, les visuels, l'arborescence des différentes rubriques... Le chatbot est resté actif jusqu'à 3 mois après l'événement.

2. Un accès sécurisé 

Pour protéger les données sensibles liées à l'événement, nous avons fourni à notre client un mail type dans lequel, en plus du guide d'accès au chatbot de l'événement, les participants retrouvaient un mot de passe collectif (systématiquement demandé à la première connexion au chatbot).

3. Un contenu multilingue 

Pour l'occasion, le chatbot était disponible en 5 langues : français, anglais, portugais, allemand et italien.

Après avoir tapé le mot de passe, chaque participant devait sélectionner son drapeau avant d'avoir accès aux différentes rubriques du chatbot. Ils recevaient également les notifications push dans leur langue. Utiles pour les rappels et relances programmés en amont, les changements de dernière minute le jour J ainsi que les alertes de nouveaux contenus post-event.

4. Des informations ultra-personnalisées

Ici encore, nous avons généré un mot de passe par participant pour que chacun d'entre eux puissent accéder à leur agenda personnalisé et leur réservation de chambre d'hôtel sous forme de "rubriques" avec visuels à l'appui. Une base de données a été intégrée en amont de l’événement. 

5. Un module de réservation de salles de réunion 

Chaque participant pouvait, s'il le souhaitait, faire une demande de réservation de salle de réunion en indiquant le jour, l’horaire et les noms de ses collaborateurs. Ces derniers étaient alors avertis par notification push et devaient confirmer ou non leur présence pour ainsi renvoyer une confirmation générale à chacun et synchroniser les agendas personnels.

6. Des votes lancés pendant l'événement

L'idée était de faire voter les participants pour choisir le nouveau logo et le nom d'un lancement de produit. 

Chaque participant pouvait voter depuis son smartphone en sélectionnant le logo. Une notification a été envoyée à chacun quelques minutes avant le début du vote. Notre chef de projet en régie assurait la bonne retransmission des résultats sur grand écran. 

7. L'enquête de satisfaction post-événement

2 jours après l'événement, chaque participant recevait une alerte les incitant à donner leur avis sur l'événement. A l'ouverture de la notification, le participant devait répondre à la première question avant de voir la suivante. Notation par étoiles, QCM ou questions ouvertes...les organisateurs ont pu varier leur questions et ainsi créer un nuage de mots envoyé aux participants une semaine après, toujours via le chatbot.

8. Un trombinoscope amélioré

Pour favoriser le networking avant l'événement, 180 fiches contacts ont été insérées. Ainsi, dans la rubrique 'Trombinoscope', chaque collaborateur pouvait appeler directement son homologue (en 1clic) ou envoyer un mail. Pour rendre l'expérience fluide, une barre de recherches était disponible par pays et par nom de famille. 

9. Les photos de l'événement

Après l'événement, la galerie photo a été divisée en sous-rubriques revenant ainsi sur les temps forts de chacune des journées. Un photographe professionnel qui couvrait l'événement a pu alimenter la galerie lui-même. Les participants ont également pu poster leurs propres photos tout au long de l'événement sur le chatbot (photos qui ont été réinsérées dans la galerie après modération).

10. Un rapport d'activité 

Un rapport détaillé a été envoyé à l'issue de l'événement : rubriques les plus populaires, taux de pénétration, taux de rétention, taux de réponses aux enquêtes de satisfaction, nuages de mot, questions posées directement par les participants dans la rubrique contact etc...